Cosa fare nel caso il registratore di cassa non funzioni

Chi usa un Registratore Telematico deve avere una connessione internet attiva, almeno al momento di chiusura della cassa, poiché dopo questa operazione è il Registratore Telematico stesso che in maniera automatica predispone il file contenente i dati dei corrispettivi da trasmettere all’Agenzia delle entrate.

Se al momento di chiusura di cassa si hanno problemi di connettività alla rete internet, ci sono 12 giorni di tempo per trasmettere gli stessi.

La memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei dati afferenti ai corrispettivi sono effettuate mediante strumenti tecnologici che garantiscano l’inalterabilità e la sicurezza dei dati, compresi quelli che consentono i pagamenti con carta di debito e di credito.

Malfunzionamento del dispositivo – La prima cosa da fare nel caso in cui si riscontri un malfunzionamento è capire se la mancata trasmissione dei dati dipende da un problema di connessione alla rete Internet, ovvero se si tratti di un cattivo funzionamento del Registratore Telematico. In base alla differente tipologia di anomalia dovranno essere adottate due differenti procedure: Nel caso di mancanza di rete internet, si dovrà ricorrere alla procedura di emergenza che riguarda una “Assenza di rete” Ne caso di mancato/irregolare funzionamento del Registratore Telematico, dovrà essere adottata la procedura del “Dispositivo fuori servizio”.

Assenza di rete – Nel caso in cui il dispositivo risulti correttamente funzionante ma sono presenti problemi di rete, dovuti all’operatore Internet utilizzato e/o alla connettività del dispositivo, è pur sempre possibile procedere con la trasmissione dei corrispettivi adottando la procedura online connotata dalla dicitura “Assenza di rete”. Tramite questa procedura il commerciante può procedere nel seguente modo:

1. estrarre il file .xml predisposto e sigillato dall’RT e inviarlo all’Agenzia delle Entrate, tramite accesso al portale “Fatture e corrispettivi”;
2. accedere con le proprie credenziali nell’area “Corrispettivi”, cliccando sulla sezione “Gestore ed Esercente” – “Procedure di emergenza“ – “Assenza di rete”;
3. utilizzando il pulsante “Sfoglia”, provvedere a selezionare il file dei corrispettivi da inoltrare (mediante il c.d. caricamento dell’apposito file estratto dal registratore telematico.

Dispositivo fuori servizio – In caso di anomalie scaturenti da guasto e/o malfunzionamento del Registratore Telematico tale da impedire la memorizzazione elettronica e l’invio telematico dei corrispettivi è possibile utilizzare la procedura “dispositivo fuori servizio”.

Si tratta nello specifico di una funzionalità potrà essere utilizzata solo in casi di effettiva necessità ed esclusivamente dopo aver comunicato che il Registratore Telematico si trovi nello stato di “fuori servizio”.
Per comunicare lo stato “fuori servizio” è necessario accedere all’ area “Corrispettivi” – “Gestore ed Esercente” – “Ricerca dispositivo” – “Elenco dispositivi ricercati” da cui cliccare direttamente sullo specifico “Id dispositivo” riferito all’RT guasto/ malfunzionante.

Successivamente, si dovrà cliccare su “Cambia stato” (del Registratore Telematico) e selezionare lo stato di “Fuori servizio” indicando inoltre nel “dettaglio” anche “data e ora” in cui si è riscontrata l’anomalia ed inviare l’informazione tramite selezione di “invio” che appare sulla schermata.

A questo punto l’esercente può accedere nella sezione “Gestore ed Esercente” – “Procedure di emergenza“ – “Dispositivo fuori servizio”. Una volta completata la procedura, l’esercente può provvedere ad inserire manualmente i dati dei corrispettivi giornalieri (che avrebbe dovuto trasmettere il Registratore Telematico in uso) e li trasmette all’Agenzia delle Entrate.

Registro di emergenza – Nel caso di anomalie e fermo restando l’obbligo di effettuare una tempestiva richiesta di intervento di un tecnico specializzato, soccorre sicuramente la corretta tenuta del registro di emergenza
Difatti, la tenuta di tale registro rende non obbligatoria la trasmissione (o ritrasmissione) dei dati dei corrispettivi relativi alle operazioni effettuate nel periodo di malfunzionamento tramite la procedura di emergenza messa a disposizione dall’Amministrazione finanziaria, ovvero la certificazione dei corrispettivi con strumenti alternativi come le fatture. Ciò non toglie che tale trasmissione può comunque avvenire su base volontaria avvalendosi delle sopra richiamate procedure di emergenza.
Fino a quando non ne sia ripristinato il corretto funzionamento ovvero si doti di altro registratore telematico regolarmente in servizio, l’esercente provvede all’annotazione dei dati dei corrispettivi delle singole operazioni giornaliere su apposito registro da tenere anche in modalità informatica.

Profili sanzionatori – Per l’omessa, tardiva, o incompleta memorizzazione o invio dei corrispettivi è dovuta una sanzione pari al 90% dell’imposta corrispondente all’importo non memorizzato/trasmesso, con un minimo di € 500,00.

Per l’omessa, tardiva, o incompleta trasmissione dei corrispettivi senza inficiare la correttezza nell’invio e nel versamento relativi alla liquidazione periodica Iva, mensile o trimestrale si applica la sanzione amministrativa di 100 euro per ciascuna trasmissione (omessa, tardiva, incompleta), ma in tal caso non vi è possibilità di usufruire del cumulo giuridico, di cui all’articolo 12 del D.Lgs. n. 472/1997.

In caso di alterazione del contenuto dei Files o per manomissione del Registratore Telematico si applica la sanzione da Euro 3.000,00 a Euro 12.000,00.

In caso di omessa richiesta di intervento di manutenzione si applica una sanzione amministrativa da Euro 250,00 a Euro 2.000,00.